KI und Datenschutz im Betrieb: sechs Regeln, mit denen Sie sauber arbeiten
Von Markus Freimuth · · 4 Min. Lesezeit
Fehlende Rechtssicherheit ist laut Bitkom für 53 Prozent der Unternehmen ein Hemmnis beim KI-Einsatz. Die gute Nachricht: Für die Alltagsanwendungen. Texte, E-Mails, Belege, Protokolle, gibt es einen klaren, rechtssicheren Weg. Er besteht im Kern aus sechs Regeln.
- –1. Bezahlzugang statt Gratis-Konto für alles Geschäftliche. Bei Gratis-Diensten können Eingaben zum Training der KI verwendet werden, bei Firmen-Tarifen ist das abstellbar oder standardmäßig aus.
- –2. Datenverwendung fürs Training abschalten. Einmal, in den Einstellungen, zwei Minuten.
- –3. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Der Standardvertrag nach DSGVO, seriöse Anbieter bieten ihn im Firmen-Tarif zum Ankreuzen an. Kein AVV im Angebot? Falscher Anbieter.
- –4. Datensparsamkeit als Reflex: Wo der Kundenname nichts zur Aufgabe beiträgt, genügt „Kunde A“.
- –5. Besondere Daten, besondere Vorsicht: Gesundheitsdaten und Personalunterlagen gehören nur in Systeme, die dafür ausgelegt sind, im Zweifel gar nicht in die KI.
- –6. Zwei-Faktor-Anmeldung für alle KI-Zugänge. In den Konten liegen Ihre Firmendaten.
Was die EU-KI-Verordnung von Ihnen verlangt
Für kleine und mittlere Betriebe sind vor allem zwei Punkte relevant. Erstens die Schulungspflicht (Artikel 4, gilt seit Februar 2025): Wer KI einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Mitarbeiter ausreichend KI-Kompetenz haben. Eine dokumentierte interne Einweisung mit klaren Nutzungsregeln erfüllt diesen Zweck für Alltagsanwendungen. Teilnehmerliste abheften nicht vergessen. Zweitens die Hochrisiko-Grenze: KI, die über Menschen entscheidet oder sie bewertet, etwa automatisierte Bewerber-Vorauswahl, unterliegt strengen Auflagen und ist nichts, was man nebenbei einführt.
Rechtssicher heißt bei KI im Alltag: Firmen-Tarif, Training aus, AVV abgeschlossen, Daten sparsam. Vier Haken, dann arbeiten Sie sauberer als die meisten.
Eine Nutzungsregel-Vorlage für Ihr Team passt auf eine Seite: welche Werkzeuge freigegeben sind, was hinein darf und was nie, und die Kontrollregel „Kein KI-Ergebnis verlässt ungeprüft das Haus“. Aufhängen, unterschreiben lassen, abheften, damit ist auch die Schulungspflicht dokumentiert.
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